Штампы в деловом письме

01.12.2015 делопроизводство

 

Как-то так сложилось, что в России практически ни в одном высшем учебном заведении не обучают деловому письму. Я не о требованиях ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», которые изучают в курсе делопроизводства. Именно в этом документе оговорено, какой шрифт использовать при подготовке письма, какие границы текста устанавливать… Я говорю об обучении навыкам делового письма как виду деятельности.

Первыми разного рода деловые бумаги еще в X веке начали писать дьяки и писцы, для обучения которых создавались специальные школы. Теперь, вероятно, предполагается, что тот, кто закончил среднюю школу, а уж тем более высшее учебное заведение, «будучи человеком образованным», должен уметь грамотно писать и ясно излагать свои мысли.

Хотя и наболело, я сейчас не буду поднимать тему грамотности, которую лучше обсуждать в рамках какой-нибудь телевизионной дискуссионной передачи или, как теперь их принято называть, «ток-шоу». Иначе придется затронуть и качество образования в школе, и книги, которые читаем мы и наши дети, и речь телеведущих, и язык СМИ. Но грамотному письму все-таки учат и в школе, и во многих гуманитарных вузах.

Я говорю о том, что ни в одном учебном заведении не учат писать деловые письма. Уже слышу возражения выпускников юридических вузов, в которым весьма подробно объясняют, как писать, например, исковое заявление и другие подобные документы. А где учат писать обычное сопроводительное письмо, письмо-претензию или письмо-благодарность, письмо-предложение или письмо-отказ? Пожалуй, не ошибусь, если скажу, что только один из ста выпускников вуза сможет написать служебную или докладную записку. Я даже не говорю о простом заявлении, которые мы пишем по разным поводам, например, когда хотим пойти в отпуск или просим оказать материальную помощь.

На практике большинство выпускников университетов, впервые придя на работу, сталкивается с необходимостью ежедневно писать хотя бы одно письмо. Конечно, как правило, рядом есть старший сотрудник, который может научить этому, но остается только пожелать, чтобы наставник сам умел составлять письма хорошо, а не передавал бы своему юному коллеге «опыт» написания оборотов типа «имеет роль» или «играет важное значение».

А многим молодым сотрудникам приходится доходить до всего самим, наступая на общеизвестные грабли, набивая шишки и даже теряя деньги из-за того, что просто не сумели выразить в письме то, что хотели.

Ниша постепенно заполняется. Спрос рождает предложение. Но я обратила внимание, что чаще все-таки предлагают написать (естественно, не бесплатно), а не научить. Копирайтеры зарабатывают себе на хлеб с маслом, а проблема неумения писать деловые письма (особенно молодыми специалистами) остается. Но на каждое письмо копирайтера не наймешь, да и каждого нового сотрудника обучать – дело непростое и небыстрое. Что же делать?

На мой взгляд, решить эту проблему не так уж и трудно. Нет ничего более нового, чем забытое старое.

Уже в начале 18 века в России издавались сборники образцов документов, которые назывались «письмовниками». По сути, такие сборники были «азбуками-прописями» для писцов, которые включали в себя образцы различных документов, каждый из которых строился по определенной схеме. Здесь же можно было найти различные употребляемые в деловой переписке в то время фразы и выражения. Подобные письмовники были в каждой лицейской библиотеке. Был и еще один вид письмовников — так называемые «титулярники», которые помогали правильно написать титулы царствующих особ и политических деятелей и использовались в качестве пособий в дипломатической переписке.

Несмотря на то, что в советское время таких письмовников не было, подобные знания и навыки передавались от старшего коллеги младшему. Особенно это было заметно в партийной и министерской переписке, отличающейся определенными речевыми штампами (клише).

Свои речевые штампы существуют и в сфере бизнеса, в любой профессиональной среде. В деловой переписке накоплено много оборотов речи и словесных формул, употребление которых прочно вошло в деловой обиход. Принятые клише позволяют говорить на одном языке и одинаково понимать конкретный текст. Поэтому своего рода стандартизация языка для определенных типовых ситуаций делового общения облегчает написание делового письма, позволяет не тратить время на поиск нужных формулировок.

Многолетняя практика деловой переписки позволяет создать набор готовых фраз-клише, которые помогают сформулировать определенную мысль при минимальных затратах времени и сил.

Кстати, был период в моей жизни, когда, практически не владея английским языком, я писала письма, заглядывая в сборник типовых фраз и выражений, используемых в определенных ситуациях. Это, конечно, были не шедевры, а всего лишь сопроводительные письма, письма-приглашения для участия в мероприятиях, запросы данных для оформления виз и т.п. Но на подготовку подобных документов у меня уходило гораздо меньше времени, и качество было вполне приличным.

В качестве примера приведу некоторые из формул, которые часто используются в управленческой документации.

Формулы, подтверждающие получение письма или документа

Мы получили Ваше письмо от (дата) № ____ в отношении... 
Ваше письмо от (дата) № ____ рассмотрено... 
Благодарю Вас за Ваше письмо от (дата) .№ ____ 
Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили (такой-то документ) от (дата)... 
Подтверждаем получение...

Формулы со ссылками на поступившую / отправленную корреспонденцию или информацию

В соответствии с Вашим письмом (запросом) от (дата) № 
В продолжение нашего телефонного разговора (дата) в отношении… 
В ответ на Ваше письмо от (дата) № касательно… 
В дополнение к нашему письму от (дата) №

Формулы, выражающие причину написания письма

Во исполнение приказа №... 
Во исполнение Вашего поручения от (дата) докладываю (информирую, направляю)… 
Согласно протоколу о взаимных поставках

Формулы передачи новой информации

Сообщаем Вам, что 
Мы хотели бы сообщить Вам о… 
Информирую Вас, что… 
Ставим Вас в известность, 
Извещаем Вас, 
Уведомляем Вас

Формулы благодарности

Благодарим Вас за... 
Мы Вам очень благодарны за... 
Заранее благодарим за... 
Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы...

Формулы извинения

Пожалуйста, примите наши извинения за 
Извините за задержку ответа

Формулы, объясняющие мотивы поведения

В связи с... (тяжелым положением, проведением совместных работ и др.)... 
В соответствии с (таким-то письмом, документом, протоколом и др.)... 
В порядке оказания (помощи, поддержки и др.)... 
В целях (усиления контроля, расширения возможностей и др.)... 
В подтверждение (нашей договоренности, нашего телефонного разговора и др.)... 
На основании (подписанного соглашения, принятого обязательства и др.)...

Формулы, выражающие просьбу

Просим (проверить, направить, выслать, принять меры и др.)... 
Убедительно просим (дать ответ.., не задерживать решение... и др.)... 
Прошу (подготовить, обеспечить, проконтролировать, сообщить и др.)... 
Прошу рассмотреть… 
Прошу Вашего решения... 
Обращаемся к Вам с просьбой

Формулы, употребляемые при отправке документов

Направляем 
Высылаем (договор, документацию, проект Устава и др.)...

Формулы напоминания

Напоминаем, что (в соответствии с договоренностью, по совместному плану и др.)... 
Напоминаем Вам, что (срок представления проекта, задолженность по оплате и др.)...

Формулы извещения

Сообщаем, что (...к сожалению, не можем выслать и др.)... 
Ставим Вас в известность, что (Ваши рекомендации утверждены, Ваше предложение)...

Формулы предложения

Предлагаем Вам (приобрести, рассмотреть, утвердить и др.)... 
Мы можем предложить Вам... 
Мы можем рекомендовать Вам...

Формулы, выражающие приглашение

Приглашаем Вас (представителя Вашего ведомства) принять участие в... (посетить...)... 
Просим принять участие в (обсуждении проекта, рассмотрении вопроса о... и др.)...

Формулы, выражающие отказ или отклонение предложения

Ваше предложение отклонено по следующим причинам:... 
Присланный Вами проект не может быть утвержден по следующим причинам:...

Формулы этикетных ритуалов

Благодарю, 
Выражаю надежду, 
Желаем успехов, 
Приносим извинения.

Формулы обещания

Гарантируем, 
Заверяем вас, 
Обязуемся.

источник http://www.e-xecutive.ru/career/hr-management/1298601-vek-zhivi-vek-uchis-ili-o-polze-shtampov-v-delovom-pisme